Ak už máte pridelenú špeciálnu rolu „Vytvorenie autorizačnej doložky k elektronickému úradnému dokumentu" v elektronickej schránke sa vám sprístupní funkcia vytvorenia listinného rovnopisu. Listinný rovnopis je možné vytvoriť len vtedy, keď aspoň jeden z adresátov, ktorému chcete doručiť úradné rozhodnutie, nemá elektronickú schránku aktivovanú na doručovanie.
V elektronickej schránke si vyplníte elektronický formulár - rozhodnutie. Ak obsah rozhodnutia nie je možné vytvoriť podľa elektronického formulára (§ 28 ods. 6Otvorí sa v novom okne zákona o e-Governmente), môžete priložiť ďalší elektronický dokument ako prílohu k hlavnému formuláru. Formulár rozhodnutia je potrebné autorizovať.
Len čo vyplníte a autorizujete elektronický formulár, po kliknutí na tlačidlo „Odoslať“ vás systém vyzve na doplnenie údajov o pracovnej pozícii osoby, ktorá doložku o autorizácii vyhotovila. Následne po potvrdení a odoslaní sa takáto správa nedoručí adresátovi, ktorý nemá elektronickú schránku aktivovanú na doručovanie elektronicky, ale automaticky sa uloží v schránke do záložky „Odoslané správy“. Do prílohy správy systém vloží doložku o autorizácii. V detaile správy si môžete následne listinný rovnopis stiahnuť, vytlačiť a doručiť adresátovi poštou.
Vytvorenie listinného rovnopisu s doložkou o autorizácii sa niektorým inštitúciám umožnilo automaticky dňa 17. februára 2021. Iným orgánom verejnej moci, ak spĺňajú stanovené podmienky, môže byť špeciálna rola „Vytvorenie autorizačnej doložky k elektronickému úradnému dokumentu“ pridelená na základe ich žiadosti.
Funkciu na vytváranie listinných rovnopisov s doložkou o autorizácii je možné v elektronickej schránke využívať až odo dňa automatického hromadného udelenia roly, a teda od 17. februára 2021 alebo od dátumu sprístupnenia roly na žiadosť. Vytvorenie autorizačnej doložky k rozhodnutiam vyhotoveným skôr než bola rola pridelená, nie je v elektronickej schránke možné. Stav elektronickej schránky adresáta je potrebné vyhodnocovať vždy v okamihu vytvárania a doručovania rozhodnutia, nakoľko sa môže meniť.
V prvom kroku je potrebné overiť si, či máte sprístupnenú špeciálnu rolu „Vytvorenie autorizačnej doložky k elektronickému úradnému dokumentu". Skontrolujte si, či sa vaša inštitúcia nachádza v zozname používateľov, ktorí majú túto rolu pridelenú.
V prípade, že takúto rolu nemáte pridelenú, môžete o ňu požiadať cez elektronickú schránku prostredníctvom formulára „Všeobecná agenda".
Vzor žiadosti:
Adresát: Národná agentúra pre sieťové a elektronické služby.
Predmet: Žiadosť o sprístupnenie vytvárania listinného rovnopisu.
Text: Žiadosť o pridelenie roly „Vytvorenie autorizačnej doložky k elektronickému úradnému dokumentu“.
Upozornenie:
O rolu môžu požiadať orgány verejnej moci (OVM), ktoré:
V prípade, že ste povinnou osobou zapojenou do Centrálneho úradného doručovania (CÚD)Otvorí sa v novom okne alebo služby CÚD využívate dobrovoľne, vyhotovenie listinného rovnopisu zabezpečí modul elektronického doručovania automatizovane, ak elektronická schránka adresáta nie je aktivovaná na doručovanie.
Ak pracujete v prostredí elektronickej schránky a zároveň nevyužívate služby CÚD, je možné vytvoriť listinný rovnopis aj priamo v schránke. Podmienkou je pridelenie špeciálnej roly „Vytvorenie autorizačnej doložky k elektronickému úradnému dokumentu".
Listinný rovnopis sa vyhotovuje z elektronického úradného dokumentu (rozhodnutia) vrátane jeho príloh. Má rovnaké právne účinky ako elektronický úradný dokument, z ktorého bol vytvorený. V prípade, že adresát, nemá elektronickú schránku aktivovanú na doručovanie, OVM sú zo zákona povinné vyhotoviť listinný rovnopis rozhodnutia a doručiť ho adresátovi listinne.
Listinný rovnopis musí obsahovať informácie o tom, kto elektronický úradný dokument autorizoval a informácie o spôsobe a čase autorizácie (uvádza sa v doložke o autorizácii, ktorá je súčasťou rovnopisu).
Podrobnosti o spôsobe vyhotovenia a náležitostiach listinného rovnopisu sú uvedené vo Vyhláške č. 85/2018 Z. z.Otvorí sa v novom okne